De kas opmaken

4.3 De kas opmaken

Aan het einde van elke dag wordt in een winkel de kas opgemaakt. Dat betekent: het geld in de kassalade wordt geteld en vergeleken met wat de kassa die dag heeft geregistreerd. Veel nieuwe medewerkers zien tegen deze taak op. Toch is het met een vaste volgorde en een beetje aandacht goed te doen. In deze paragraaf leest u wie de kas opmaakt, welke stappen daarbij horen en wat u doet als de telling niet klopt.

Waarom elke dag?

Een winkel wil elke dag weten of het geld in de la klopt met de verkopen. Is er iets misgegaan, bijvoorbeeld bij het wisselgeld of bij een verkoop die niet is aangeslagen, dan moet dat snel worden ontdekt. Na een week weet niemand meer wat er op dinsdag is gebeurd. Ook is de kas de volgende ochtend meteen klaar voor gebruik. Ten slotte beschermt de telling de medewerker zelf: het geld is geteld en gecontroleerd op het moment dat hij de winkel verlaat.

Wie doet wat

In de meeste winkels zijn twee mensen bij het opmaken betrokken. De medewerker die de laatste dienst aan de kassa heeft gedraaid, telt het geld. De leidinggevende, in een grote winkel de filiaalmanager en in een kleine winkel vaak de eigenaar, controleert de telling en tekent het kasformulier. Dit heet het vierogenprincipe: twee mensen hebben het geld gezien. Zit er overdag te veel geld in de la, dan legt de leidinggevende een deel in de kluis; dat heet afromen. Zij noteert het bedrag op het kasformulier, zodat het bij het opmaken wordt meegeteld.

Stap voor stap

Het opmaken verloopt in vijf stappen. 1. Sluit de kassa af en druk het dagrapport af. Daarop staat wat de kassa die dag heeft geregistreerd: de verkopen, verdeeld in contant, pin en cadeaubonnen, en de retouren. 2. Tel het geld in de la, eerst de briefjes en dan de munten, en schrijf de bedragen op het kasformulier. Tel twee keer. 3. Trek het wisselgeld af. Elke kassa begint de dag met een vast bedrag aan kleine briefjes en munten, bijvoorbeeld 150 euro. Dat bedrag blijft in de la voor de volgende dag en telt niet mee bij de verkopen. 4. Vergelijk het bedrag dat overblijft met het bedrag bij 'contant' op het dagrapport. 5. Doe het geld dat overblijft met het kasformulier in een gesloten envelop en leg die in de kluis.

Als de telling niet klopt

Het verschil tussen de telling en het dagrapport heet het kasverschil. Een verschil van een paar cent of een paar euro komt in elke winkel voor: een klant kreeg te veel wisselgeld, of een munt viel op de grond. Ook zo'n klein verschil schrijft u op. Bij een groter verschil telt u eerst opnieuw. Klopt het dan nog niet, dan zoekt u de oorzaak. Is een pinbetaling als contant aangeslagen? Is er geld uit de la gebruikt zonder bon? Of is een retour contant terugbetaald zonder registratie? Vul een tekort nooit aan met uw eigen geld en haal er nooit geld uit om de telling kloppend te maken. Het verschil moet zichtbaar blijven, want alleen dan kan de oorzaak worden gevonden en ziet de leidinggevende of een verschil vaker voorkomt. Dat geldt ook als er te veel geld in de la zit: te veel is net zo goed een verschil als te weinig. Is het verschil groter dan tien euro, dan schrijft de leidinggevende er een toelichting bij en meldt zij het dezelfde dag bij het hoofdkantoor of bij de eigenaar.

Voorbeeld

Sem telt na sluitingstijd 812,40 euro in de la. Het wisselgeld is 150 euro, dus hij houdt 662,40 euro over. Op het dagrapport staat bij 'contant' 667,40 euro: er is vijf euro te weinig. Sem telt opnieuw en komt op hetzelfde bedrag. Dan vindt hij onder in de la een retourbon. Een klant had die middag een kapotte lamp van vijf euro teruggebracht en contant zijn geld teruggekregen. De collega van Sem had de retour niet in de kassa ingevoerd. De leidinggevende registreert de retour alsnog en noteert de oorzaak op het kasformulier. Er was dus geen geld weg; het was alleen niet goed geregistreerd.