Zelf een dienst ruilen
U leest in een personeelsblad hoe een verpakkingsbedrijf het ruilen van diensten organiseert.
Sneller een antwoord
Bij een verpakkingsbedrijf proberen medewerkers sinds kort een nieuwe manier om hun diensten onderling te ruilen. Vroeger zochten zij eerst een collega en gingen vervolgens met hun verzoek naar de eigen teamleider. Wanneer die afwezig was, bleef een aanvraag soms enkele dagen liggen, terwijl medewerkers thuis afspraken moesten maken. Tijdens een proef van drie maanden verschijnt elk verzoek daarom in een app die alle teamleiders kunnen bekijken. Het bedrijf hoopt dat mensen hierdoor sneller weten waar ze aan toe zijn, ook bij onverwachte veranderingen.
Een reactie is geen besluit
De medewerker beschrijft welke dienst hij wil afstaan en welke dienst hij daarvoor kan overnemen van een collega. Zodra iemand reageert, controleert de dienstdoende teamleider of beide ploegen voldoende mensen met de juiste opleiding houden. Een ervaren inpakker mag bijvoorbeeld geen machine bedienen waarvoor hij nog geen instructie heeft gevolgd. Pas na die controle geeft de teamleider toestemming en verschijnt de wijziging in het definitieve rooster. Tot dat moment blijft iedereen verantwoordelijk voor de dienst die oorspronkelijk aan hem of haar was toegewezen.
Ervaring op de werkvloer
Fatima heeft al twee keer geruild en vindt vooral het snelle contact met collega's prettig aan de app. Toch kijkt ze altijd of de verandering ook in het definitieve rooster staat voordat ze privéafspraken verzet. Een collega dacht onlangs dat alles geregeld was, omdat de andere medewerker zijn verzoek had geaccepteerd. De teamleider had echter nog geen toestemming gegeven, waardoor beiden bijna op het verkeerde moment waren gekomen. Fatima ziet de app als een handig hulpmiddel, zolang medewerkers begrijpen welke stap hun afspraak geldig maakt.
Ook zonder eigen telefoon
Niet iedereen wil voor het werk een programma installeren op een telefoon die ook privé wordt gebruikt. Daarom staat in de kantine een computer waarop medewerkers dezelfde aanvragen kunnen plaatsen en de voortgang kunnen volgen. Wie nog niet weet hoe het systeem werkt, kan tijdens een rustig moment hulp krijgen van de teamleider. Gedurende de proef is daarnaast een papieren aanvraag mogelijk, die door de teamleider in het overzicht wordt gezet. Na afloop onderzoekt het bedrijf hoeveel mensen deze route gebruikten voordat het over behoud ervan beslist.
Wat wordt gemeten?
De directie telt de aanvragen, maar vergelijkt ook hoe lang medewerkers moesten wachten op een definitief antwoord. Een hoog aantal ruilverzoeken betekent immers weinig als mensen daarna dagenlang onzeker blijven over hun werktijden. Verder wordt bekeken of de juiste medewerkers aanwezig waren en of goedgekeurde wijzigingen correct in het rooster stonden. De uitkomsten worden met vertegenwoordigers van beide ploegen besproken, zodat ervaringen van de werkvloer meetellen bij het besluit. Pas daarna bepaalt de directie welke onderdelen van de nieuwe werkwijze vast onderdeel worden van de planning.